L’agenda turística de Montblanc. Informació de qualitat al servei de molts tipus d’usuaris

L’Oficina de Turisme de Montblanc fa anys que ofereix als seus usuaris un servei d’agenda d’activitats que s’actualitza setmanalment. És una tasca molt valuosa, que comporta un important volum d’hores de feina i garanteix l’acompliment de quatre dels objectius de qualsevol oficina de turisme:

  • Informar, orientar i atendre el turista
  • Atendre, informar i orientar els prestataris / intermediaris dels serveis
  • Coordinar la gestió dels serveis públics i privats (producte turístic)
  • Promoure i comercialitzar producte i oferta turística

En aquest article es fa un repàs al procés de confecció de l’agenda i a conceptes clau en la gestió turística de qualsevol destinació. Hi ha una introducció general i més endavant es detalla la gestió de l’Agenda d’Activitats de Montblanc.

Què és informació turística?

La indústria del turisme està basada en el flux de la informació que s’intercanvien els diferents segments de mercat. Usuaris o consumidors i empreses i administracions. Es pot dir que la informació és la matèria prima de l’activitat turística.

L’oficina de turisme ocupa una posició central en la intermediació d’informació entre els proveïdors, les organitzacions públiques i les associacions professionals, els turistes, la població local, i l’àmbit acadèmic, d’investigació i consultoria.

La informació ha de ser objectiva i veraç, només així s’ajuda l’usuari a fer la tria que més li convingui. Per gestionar correctament la informació hi ha tres fases que en determinen la qualitat: recerca, classificació i distribució. Serà fiable i actualitzada si les tres accions es fan sovint per part d’un administrador, en aquest cas l’oficina de turisme.

Per a qui cal la informació turística?

Tota oficina de turisme té un ampli ventall d’usuaris amb els quals es relaciona. El turista no és l’únic, ni molt menys.

Hi ha dos grans grups d’usuari:

  • Extern, que bàsicament demana informació: els turistes i visitants, els residents locals, els mitjans de comunicació i els operadors turístics.
  • Intern, que poden demanar informació, però també en poden oferir i ser un suport en la promoció, la comercialització i el control de qualitat: empreses locals (bàsicament del sector turístic), residents locals (entitats i associacions), administració pública (turística o no i de qualsevol nivell), i altres oficines de turisme.

Per a què cal la informació turística?

Amb la informació el turista es crea una imatge d’allò que es trobarà a la destinació. Per a cada cas hi haurà una sèrie de factors personals i estimulants que determinaran la imatge prèvia que cada turista es farà d’una destinació.

La tria d’una destinació sempre té tres fases:

  • La recerca a partir del propi coneixement i experiència i també per influència de les recomanacions i els impactes a través de webs, xarxes, material gràfic, anuncis, etc.
  • L’establiment d’un ordre en format de rànquing, prioritzant unes opcions i deixant de banda algunes destinacions i propostes.
  • La selecció d’una sola opció. Malgrat les alternatives només podem triar una destinació o proposta cada vegada i cal avaluar el cost d’oportunitat (allò que ens perdem a qualsevol altra destinació).

Com s’ha vist, no només hi ha un usuari turista. Per tant, la resta d’usuaris poden necessitar la informació amb altres finalitats que no són el viatge.

La qualitat de la informació

La informació serà valuosa, és a dir útil per a l’usuari, si compleix, com a mínim, aquestes quatre variables:

  • L’accessibilitat: que resulti fàcil fer ús de la informació.
  • El detall: que la quantitat i la profunditat de la informació sigui adequada i en relació a qui qui l’ha de fer servir.
  • L’oportunitat: que l’usuari tingui la informació just quan la necessita.
  • La rellevància: si la informació respon de manera específica a l’usuari i realment tindrà l’ús que se n’espera.

L’AGENDA D’ACTIVITATS DE L’OFICINA DE TURISME DE MONTBLANC

A què respon?

Precisament a tot l’explicat anteriorment. Donar una informació de qualitat i útil, accessible, detallada, oportuna i rellevant a un ventall d’usuaris (no només turistes) per tal de promoure i comercialitzar producte i oferta turística.

En què se centra?

El tipus d’informació que es pot trobar a l’Agenda d’Activitats és el que es considerava tradicionalment informació complementària d’una destinació. En l’actualitat resulta evident que per a alguns públics pot arribar a ser el motiu principal d’un desplaçament a Montblanc.

És un aparador de les activitats que tenen lloc a Montblanc. Hi ha informació puntual (festes, festivals, exposicions, concerts, visites guiades singulars,..) i estructural (visites guiades, museus, galeries, cellers,..)

Per a qui és?

Per als turistes i els visitants, les empreses d’allotjament, restauració i comerç, els cellers, els museus, els guies turístics, la població local, les entitats locals, l’administració,.. Tots hi poden trobar informació d’interès.

Cal pensar que el turista i el visitant poden trobar fàcilment l’Agenda d’Activitats al web i a les xarxes de Montblanc Medieval. Tanmateix és molt important haver fet arribar l’agenda als establiments i equipaments turístics de Montblanc i la Conca de Barberà, ja que d’aquesta manera disposen d’una eina de consulta senzilla sempre que algun client necessiti informació sobre propostes culturals, festes, exposicions, concerts, visites guiades, etc.

Com es realitza i es distribueix?

El disseny i la distribució el realitza directament l’Oficina de Turisme de Montblanc a través de MailChimp, una eina que permet maquetar la informació d’una manera atractiva i fer-ne distribució a través de llistes d’adreces electròniques (en format butlletí), de les xarxes socials i del web.

Quin és el procés de realització?

Com s’ha dit, per gestionar correctament la informació hi ha tres fases que en determinen la qualitat: recerca, classificació i distribució. En el cas de l’Agenda d’Activitats aquestes són les tasques de l’Oficina de Turisme de Montblanc.

  • Recerca de la informació

És una fase fonamental i molt més complicada del que pot semblar. És bàsic que les fonts d’informació siguin fiables i l’Oficina de Turisme ha de contrastar-la sempre.

Per tant, es valorarà la font d’informació. Poden ser:

  • Productores: les fonts generen la informació. Per exemple, els organitzadors d’un esdeveniment o els gestors d’un equipament. En el cas de Montblanc es poden esmentar els diversos departaments de l’Ajuntament, el Consell Comarcal, museus, galeries d’art, cellers, associacions, empreses,..
  • Proveïdores: les fonts donen a conèixer la informació generada per altres. Per exemple, un mitjà de comunicació, una guia, un web,..

Segons la relació amb l’Oficina de Turisme de Montblanc poden ser:

  • Internes. Generades dins l’estructura de l’entitat. Tot allò que s’organitza des de la pròpia Oficina de Turisme de Montblanc. També s’hi hauria d’incloure l’Ajuntament de Montblanc.
  • Externes. Generades fora de l’oficina de turisme: entitats, establiments, equipaments,.. De vegades, també s’inclouen àrees del propi ajuntament.

Segons el mitjà pel que arriben poden ser:

  • Voluntàries. Arriben de forma directa per part de qui produeix la informació a través de qualsevol canal: correu electrònic, telèfon, butlletins, e-bando,.. És molt important que qui produeix la informació la faci arribar a l’Oficina de Turisme, això garanteix que aparegui a l’Agenda d’Activitats.
  • Involuntàries. L’Oficina de Turisme les troba fent recerca als mitjans de comunicació, anuncis, xarxes,.. Si qui produeix la informació no la fa arribar a l’Oficina de Turisme hi ha la possibilitat que no arribi puntualment i acabi per no aparèixer a l’Agenda d’Activitats.

L’Oficina de Turisme de Montblanc selecciona la informació tenint en compte:

  • La diferenciació entre informació puntual i estructural. La primera té una durada curta, cal gestionar bé el període en què estarà disponible.
  • Els hàbits en la recollida i la selecció. S’estableix una metodologia de treball per garantir que cada dijous es disposi de la informació que formarà part de l’agenda. En aquesta fase és decisiva la implicació i el compromís de qui genera la informació.
  • Els recursos disponibles i necessaris. Aquesta tasca la realitza una de les tècniques de turisme de l’àrea, centralitzant la recollida d’informació i posterior gestió.
  • L’especialització en la informació. L’agenda se centra en un tipus d’informació concreta que resulti útil als usuaris definits anteriorment.
  • Classificació i arxiu de la informació

És un procés que necessita ordre, un criteri concret (ràpid i senzill), que permet l’accés a diverses persones de l’oficina de turisme.

Qui gestiona la informació ha de tenir clara la finalitat de les dades i quins són els continguts prioritaris. La informació que s’acabarà tenint ha de ser fàcil de consultar i d’adaptar.

L’eina de MailChimp permet disposar de la informació estructural fixa i anar canviant setmana rere setmana tota la informació puntual. També hi ha un espai on s’avancen activitats futures (vol que dir que els organitzadors han proveït la informació amb molt marge de temps).

Cada activitat té un enllaç que porta al web de l’entitat organitzadora o responsable. D’aquesta manera, si l’usuari ho desitja pot ampliar la informació.

  • Distribució de la informació

És la fase visible per a l’usuari i és el moment per comprovar la funcionalitat i utilitat de les dues fases anteriors. Podríem dir que és l’hora de la veritat.

L’eina de MailChimp permet dissenyar l’Agenda d’Activitats com un butlletí que cada dijous s’actualitza i es distribueix a través de diversos canals:

  • Com a butlletí a través de MailChimp arriba directament a més de 150 usuaris: establiments turístics, equipaments, administracions de Montblanc i la Conca de Barberà, guies turístics,..
  • L’agenda en format butlletí es publica al web
  • També s’enllaça a través dels canals de Montblanc Medieval a Facebook i Twitter

El resultat de la feina

Per part de l’Oficina de Turisme de Montblanc l’objectiu principal és que l’Agenda d’Activitats que es pugui consultar per part d’aquells que cerquin informació sobre activitats a realitzar a Montblanc.

Un cop dissenyada, publicada i enviada el desig és que els potencials usuaris en facin ús.

Com a curiositat, un comentari final. Mailchimp ofereix dades sobre l’índex de lectura del butlletí un cop enviat. Es pot dir que entre els allotjaments, restaurants, cellers, comerços, museus i altres equipaments relacionats amb el turisme de Montblanc i la Conca de Barberà l’índex d’obertura del butlletí és d’entre el 30% i el 40%. Una dada relativament baixa que pot fer pensar que no a tots els destinataris els interessa disposar i fer ús d’aquest tipus d’informació actualitzada cada setmana. El que està clar és que l’excusa “és que no ho sabia” no val.

Una iniciativa de l’Oficina de Turisme de Montblanc

Com a ens de gestió turística local l’Oficina de Turisme de Montblanc té la tasca de detectar mancances i proposar millores.

Aquest és un altre cas clar. No es podia donar una resposta satisfactòria a les peticions concretes dels usuaris. Està clar que no es pot saber tot i resulta pràcticament impossible poder explicar què passa exactament en cada moment en una destinació. Tanmateix es pot arribar donar una idea molt aproximada.

Aquesta tasca no s’ha externalitzat mai. La realitza l’equip tècnic de l’Oficina de Turisme de Montblanc, gràcies a la seva polivalència i variat perfil professional.

L’article ha estat realitzat per l’equip tècnic de l’Oficina de Turisme de Montblanc

Propostes d’excursions al terme de Montblanc

Des de començament de 2022 l’Oficina de Turisme de Montblanc ha impulsat el seu perfil a Wikiloc.

Sota el paraigua de la marca Montblanc Medieval abans de l’estiu s’han publicat tretze excursions senzilles pels voltants de Montblanc molt orientades a la creixent demanda de recomanacions per anar a caminar.

Perquè s’han proposat?

L’Oficina de Turisme de Montblanc va entrar en funcionament la primavera de 2000. En tot aquest temps s’ha vist una clara evolució en el perfil i el comportament dels visitants. Una de les tendències més evidents és l’interès creixent per gaudir de l’entorn natural. Tanmateix no es tracta d’un perfil excursionista expert, la gran majoria tan sols desitgen fer una breu sortida.

És per això que les propostes que es presenten responen a les característiques més sol·licitades per part dels visitants:

  • que no siguin massa llargues ni complicades
  • que es puguin fer amb nens
  • que no comportin massa temps

Qui les ha definit?

L’equip tècnic de l’Oficina de Turisme ha estat l’encarregat de fer els recorreguts, fer-ne la ressenya a Wikiloc i elaborar les fitxes que es poden trobar a l’apartat de Rutes a peu del web de Montblanc Medieval.

A partir del criteri que han marcat les peticions dels usuaris es van planificar les sortides des de dos punts principals a Montblanc: l’Oficina de Turisme de Montblanc, per als recorreguts del vessant nord, i la plaça de Sant Francesc, per als del sud. També s’han plantejat sortides des de Prenafeta i des de Rojals.

La majoria són senzilles i curtes, amb desnivells poc marcats. Tanmateix, n’hi ha alguna una mica més complicada: quatre estan al voltant dels 10 qm i tres passen dels 300 metres de desnivell.

Quan s’han realitzat?

Els recorreguts s’han anat realitzant des de finals de 2021. Normalment es fa una caminada de prospecció per determinar el recorregut exacte i els elements destacables que es referenciaran i seran fotografiats. En una segona sortida s’enregistra la caminada a Wikiloc.

A partir de la tardor de 2022 es reprendrà l’activitat i s’incorporaran noves propostes.

Quin procés segueix cada ruta recomanada?

Un cop realitzada la tasca sobre el terreny es fa el treball d’incorporar a la ruta fotografies, referències a ermites, masos, fonts o qualsevol altre element d’interès.

La feina no es queda aquí, ja que s’elabora una fitxa de cada ruta que es publica al web. Es pot trobar en català, castellà, francès i anglès.

Aquest disseny també s’elabora des de l’Oficina de Turisme i s’aprofita per fer-ne difusió posteriorment a través de les xarxes socials. D’aquesta manera, de forma periòdica es pot fer un recordatori de les rutes i animar els seguidors de Montblanc Medieval a fer excursions pel terme.

El plànol amb les rutes recomanades

A l’inici de la campanya d’estiu de 2022 es va presentar un plànol que recull dotze de les propostes de caminada. En tots els casos hi ha un codi QR que enllaça amb la informació específica de cada recorregut amb comentaris sobre punts interessants a veure i les indicacions de dificultat i desnivell.

Aquest element gràfic és un suport ideal per poder respondre les demandes dels usuaris. A partir d’aquest estiu es disposa d’una resposta fiable cada cop que algú demana poder fer una excursió amb les característiques abans esmentades: senzilla, ni massa llarga ni massa curta, que no duri massa, per fer amb nens,..

Les rutes disponibles

El ventall de rutes és variat i s’ha intentat que entre elles es puguin anar enllaçant.

Això es pot veure en el cas del passeig a l’ermita de Sant Josep i de l’excursió a la cascada de la Vall. També en el cas de les excursions al Molí de vent de la Roca Xanxa i al mas de Llorac. Aquestes quatre poden tenir enllaç amb l’excursió de les Guixeres de Vilaverd.

També tenen vincle directe l’excursió cap al Pont de les Bruixes i la passejada a la Font de la Ceba. A la vegada, poden tenir connexions amb les propostes d’excursió a l’ermita de Sant Joan, l’excursió a la Guàrdia dels Prats i encara una altra a l’ermita de Santa Anna de Montornès, a tocar de Prenafeta. Precisament al voltant de Prenafeta hi ha la Caminada entre vinyes (que no figura als mapes) i l’excursió al poble vell de Prenafeta, el castell i el Tossal Gros.

Ara mateix només queda desconnectada de la resta una excursió des de Rojals a la mola d’Estat i els Cogullons.

Les noves propostes es faran seguint els mateixos criteris i intentant generar enllaços entre les rutes ja existents.

Una proposta amb vincles amb altres propostes

Les rutes proposades tenen l’objectiu de presentar l’entorn natural de Montblanc, d’una gran vàlua però poc conegut. Montblanc és porta de les Muntanyes de Prades i més de la meitat del terme municipal està dins d’algun PEIN (Pla d’espais d’interès natural). A banda de la zona boscosa, el paisatge és de mosaic, amb vinyes, oliveres, ametllers, sembrats, petits boscos, bosc de ribera, etc. 

Una font d’inspiració d’aquestes caminades està en el projecte Respira Montblanc que, entre d’altres compromisos el té amb el medi i diu “Ens agrada el paisatge que ens envolta i volem preservar-lo, el valorem i el donem a conèixer en base al respecte. Recomanem passejades tenint en compte que cal respectar l’entorn, prioritzant els desplaçaments a peu o en bicicleta, i no generant deixalles. Donem exemple als nostres clients amb recomanacions de consum responsable d’energia i aigua, i de gestió de residus”.

També s’ha volgut lligar amb el calendari d’activitats #Safrània365 i una de les propostes és la Caminada entre vinyes, amb sortida i arribada al Mas de la Sabatera.

Una proposta de l’Oficina de Turisme de Montblanc

Com a ens de gestió turística local l’Oficina de Turisme de Montblanc té la tasca de detectar mancances i proposar millores.

Aquest és un cas evident. No es podia donar una resposta satisfactòria a les peticions dels usuaris. Hi havia diverses opcions. La més habitual és l’externalització de serveis: s’encarrega un projecte global que inclogui definició i realització de recorreguts, inventari d’elements a destacar, fons fotogràfic, disseny, implementació en web i elements gràfics, i comunicació. En aquest cas totes les tasques han estat realitzades per l’equip tècnic de l’Oficina de Turisme de Montblanc, gràcies a la seva polivalència i variat perfil professional.

Ser responsable de la definició i disseny de les rutes i haver-les realitzat diverses vegades també dona el valor afegit de poder respondre els usuaris a qualsevol de les preguntes que es puguin plantejar, i tenir capacitat per fer referència a tot tipus de detall.

Totes aquestes propostes de rutes són recomanacions per a ser realitzades per lliure. Si voleu rutes que comportin la interpretació dels ecosistemes que ens envolten, del paisatge, de la flora, la fauna poseu-vos en mans d’experts que fan propostes personalitzades adequades a cada perfil de visitant. A Montblanc us recomanem les visites guiades a l’entorn natural de la Cooperativa Reboll.

L’article ha estat realitzats per l’equip tècnic de l’Oficina de Turisme de Montblanc

Resum de l’activitat al web i les xarxes de Montblanc Medieval (abril-juny 2022)

La Setmana Medieval de Sant Jordi, el Respira Montblanc Festival i les activitats de #Safrània365 principals motius d’interacció

L’Oficina de Turisme de Montblanc presenta el segon informe de l’any sobre l’activitat al web i les xarxes de la marca Montblanc Medieval. En aquest cas es refereix al segon trimestre, d’abril a juny.

Què s’ha analitzat?

S’han tingut en compte set principals canals de comunicació que utilitza l’Oficina de Turisme de Montblanc per posicionar la destinació turística:

  • el web de promoció de la destinació turística
  • la presència a Google Maps
  • la difusió de butlletins a través de Mailchimp
  • l’activitat a Wikiloc
  • l’activitat a Facebook
  • l’activitat a Instagram
  • l’activitat a Twitter

Aspectes a tenir en compte del segon trimestre de 2022

Durant la primavera de 2022 el nombre de cerques, interaccions i campanyes promogudes des de l’Oficina de Turisme de Montblanc tenen a veure amb quatre esdeveniments de diferent incidència turística:

  • La Setmana Santa: enguany ha estat a mitjans d’abril.
  • La Setmana Medieval de la Llegenda de Sant Jordi: des de sempre és un gran dinamitzador de les consultes al web i de l’activitat a les xarxes.
  • L’estrena del Respira Montblanc Festival: una nova activitat al maig que ha despertat interès.
  • Les activitats de #Safrània365: iniciades a l’abril.

www.montblancmedieval.cat

Aquest web és un gran portal de la destinació turística. El segon trimestre acostuma a ser el d’una activitat més intensa i s’han incrementat totes les xifres respecte al trimestre inicial. A l’abril hi va haver un gran augment de les sessions per influència de la Setmana Medieval. Les visites guiades han tornat a ser el concepte més consultat seguit pel Respira Montblanc Festival.

Oficina de Turisme de Montblanc a Google Maps

La cerca més habitual dels usuaris és la ubicació de l’Oficina de Turisme. Això els porta a fer consultes directes al web o a trucar i informar-se. En aquest cas, l’activitat ha estat molt intensa a l’abril per efecte de la Setmana Medieval. És curiós veure en els temes de recerca que “fira medieval” segueix sent habitual malgrat l’esforç per posicionar la marca Setmana Medieval.

Difusió de butlletins a través de Mailchimp

L’Oficina de Turisme de Turisme de Montblanc utilitza periòdicament aquest canal per informar de les activitats que es desenvolupen a la destinació. També per difondre les activitats turístiques que s’organitzen

Aquest trimestre ha baixat el número de butlletins ja que en el primer hi va haver molta activitat per programa Batalla Monumental. Les activitats de #Safrània365 i el Respira Montblanc Festival s’han divulgat amb èxit a través de Mailchimp.

Wikiloc

Enguany l’Oficina de Turisme de Montblanc ha activitat aquest compte amb l’objectiu de visibilitzar rutes senzilles al terme de Montblanc i potenciar l’activitat a l’aire lliure donant valor a l’entorn natural. Estan pensades per a que tot tipus de públic les pugui gaudir. Són recorreguts marcats pel propi equip de l’Oficina de Turisme.

Durant el segon trimestre s’han compartit quatre propostes per a un total de 13. L’evolució de les xifres està sent molt positiva i aquesta eina és agraïda pels usuaris. Les rutes senzilles són les que tenen més consultes.

Facebook

La comunitat de Montblanc Medieval a Facebook, amb més de 16.000 seguidors, és la més extensa entre les tres xarxes on més s’interactua. I situa Montblanc entre les destinacions catalanes amb més seguidors.

A l’abril hi va haver un gran increment d’interaccions gràcies a la Setmana Medieval.

Instagram

A la xarxa d’Instagram Montblanc està des de fa anys entre les principals destinacions del país i actualment passa dels 12.000 seguidors. Les publicacions i històries relacionades amb la Setmana Medieval van ser les que més abast van aconseguir.

Twitter

L’activitat en xarxa és menor que en les altres dues. Durant el segon trimestre de 2022 les dades han estat prou satisfactòries, especialment concentrades a l’abril.

L’article i el recull de dades han estat realitzats per l’equip tècnic de l’Oficina de Turisme de Montblanc